现代展览是由若干相互联系的要素有机构成的一个系统，
会展策划在这个展览系统中存在着五大基本要素：一是展览会的主体，即展览会的服务对象是参展厂商为展览会的客户；二是展览会的经营部门或机构，即专业行业协会和展览公司是展览会的组织者；三是展览会的客体，即展览会的展示场所为展览馆或展览中心；四是展览市场，即参展厂商获取信息和宣传企业形象的渠道；五是参观展览的观众，即最终的用户和消费者。
1、参展厂商——系统的动力层次 参展厂商亦称参展客户。参加展览会的企事业单位、团体以及个体是系统最基础的要素和动力层次，
会展策划如果没有参展厂商的展览行为，就不会产生展览组织者和观众的行为，也就无所谓展览系统了。参展厂商是系统活力的前提。参展厂商数量的多少和行为的活跃与否，直接关系着展览系统的生命力。
2、展览组织者——系统的主体 凡以经营展览业务为盈利手段的单位都属于展览经营部门。目前我国的展览组织者有专营、兼营和代理三种形式。在成熟的展览系统中，展览组织者这个要素是指专营展览业务的机构和部门，即展览公司和一些行业协会。展览组织者必须具备两个条件：一是与特定的参展厂商发生业务关系，有特定的服务对象；二是创造出服务的产品——展览会，即提供展示环境和信息。在展览系统中，只有展览组织者处于核心和支配地位，它不但决定展览的性质、特点和形式，而且决定展览的最终效果，所以，展览组织者的状况决定展览系统状况。
3、展会的媒体——系统的神经 展览媒体是指展示传播信息的媒介物，这种媒介物在展览上称之为展示场所——展览馆或展览中心。在展览系统中，展览的生命在于展现和传播，媒体与展览组织者、市场和观众发生密切的联系。在展览系统中，展览场所的主要功能就是通过提供媒介及形象展示，付出智商，传播信息。
4、展览市场——系统结构的纽带 展览系统中的市场是一个开放的系统，它所涉及的内容和经济关系远远超出了纯粹商品交换的范围。在这个系统中，既有以展览为媒介反映参展厂商和消费者关系的商品交换行为，也有反映参展厂商与展览组织者和展馆之间的分工协作行为
5、参观展览的观众——系统结构的起点和终止 消费者就是商品的购买者或使用者，包括生产消费者和生活消费者。消费者这个要素在商品经济活跃发展的条件下，其数量是很难确定的。它包括两个部分：一是在展览直接作用下，采取某种消费行为的消费者；二是在展览间接作用下采取某种消费行为的消费者，如在广告宣传作用下采取某种消费行为的消费者。在展览系统结构中，消费者是一切展览行为的起点。
从以上分析可以看出，现代展览特别是经济贸易展览是由一系列要素有机联系在一起的一个系统，构成这个系统的基本要素是参展厂商、展览组织者、展览场地、市场和消费者。按照系统论的方法可把现代展览定义为：展览是具有法人地位厂商出资，通过展览组织者策划的组织，利用展览这一特定的媒介向市场和消费者显示商品和劳务的信息，以达到一定经济目的的商务活动。
会展策划从展览系统结构的分析还可以看出，系统内各要素的相互作用方式是由它的各自的功能、作用、对象和它们在系统中的位置决定的。从社会再生产观点看，消费者在系统中处于起点和终点的位置，各要素作用的方向都朝着消费者运动，各要素之间最终服务对象就是消费者（最终用户），参展厂商是展览系统得以维持和生存的基础动力，厂商与消费者之间的矛盾根源于商品的个别劳动与社会劳动的矛盾。为解决这个矛盾，厂商辅之，以展览来加快商品的交换，于是派生出展览组织者，展览场地与其市场的相应功能。
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