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一、认识会议及其策划
会议的含义：围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头、书面或者声像等作为交流方式的群体性活动。
会议的作用：会议显示组织的存在，会议是群体沟通、信息交流的方式。会议是集思广益的渠道。
会议管理分为会议策划、会议筹备、会议实施、会议结束四个阶段。
会议策划：为了使会议取得预期目的，而对会议活动的总体战略和进程进行前瞻性规划与设计的活动。出色的会议策划是圆满举办会议，使之达到预期效果的前提。
在会议策划过程中，策划者应遵循四大原则：
目的性原则：目的性是会议的重要特征之一。或者是为了传递有关信息，或者是为了打造品牌形象，或者是为了失去销售额。因此，策划也必须围绕着会议目的来进行。
整体规划原则：一次会议的成功举行，包括场地选择、食宿安排、邀请函设计与会后评估等诸多因素。整体规划原则要求策划者应该具有全局观，做出周到的统筹规划，以免给会议活动造成无法弥补的损失。
可操作性原则：会议策划的可操作性要求策划者应结合市场的客观情况，以及公司的实际要求和能力来操作，使会议活动能够在总体策略的指导下顺利进行。
利益主导原则：根据亚当·斯密的“经济人”观点，人类的一切策划活动，实际上都是在谋求特定的利益。策划者应该秉持共赢的理念，明确知道会议所要追求的利益，并为利益的实现合理配置资源，考虑是否值得投入成本或者投入多少成本去加以追求。
二、会议策划的内容
一般而言会议策划的内容要包含：
会议名称：会议的正式称谓，标示会议的某些基本信息。
策划会议名称的常用方法：
揭示会议主办者——森马品牌提升发布会
提示会议功能——江铃汽车产品鉴定大会
揭示与会者身份——游戏开发者大会
揭示会议出席范围——移动通信世界大会
揭示会议时间或届次——2017年股东大会、第24届万国邮联大会
揭示会议地点——南昌国际贸易洽谈会
揭示会议方式——电信公司视频会议
策划会议名称的方法通常不会单独使用，而是根据会议组织者需要综合运用。
会议时间：主要涉及两个方面，在什么时候召开会议，会期的长短。
会议时间策划需要注意两个问题：
1、了解相关领导、嘉宾和演讲者是否能够在这段时间参加会议，以便协调日期，保证关键人物出席。
2、涉及成本的效率原则。例如2天的会期是不是需要适当压缩会议时间长度，从而降低成本、提高效率。
会议地点：选择合适的地方（即会议召开的举办地），如在哪个地区或者城市举办；选择合适的、具体的会议活动场所，如在哪个酒店举办。
就会议举办地而言，选择在哪个地区或者城市召开会议时往往需要参考的因素包括：
1、举办地与会议举办者及参会者所在地之间的距离
2、会后是否有观光参观活动
3、会议期间，会议举办地的气候如何
4、举办地是否适合公司的业务需要
5、举办地的交流环境是否便利
6、举办地的形象是否符合会议目的
选择会议地点还需考虑酒店是否有承办相关会议经验、酒店价格、服务设施、地理位置、会议室类型等。选择举办会议的酒店涉及到许多细节问题，例如会议室的实际形状、客户实际大小与光线等因素，实地勘查是不可忽视的重要环节。
与会人员：与会人数是决定会议规模的直接因素，但与会人数不是越多越好，会议规模也不是越大越好。
确定与会人员时应遵守的两大原则：
1、邀请于会议有用而非可有可无的人
2、适当控制参会人数规模，过大且不必要的规模容易导致会议效率的降低
在确定与会人员的同时，策划者同样需要根据会议情况来确定其主办单位、承办单位、支持单位、赞助单位、协助单位、协办单位或合作单位。
会议主题：会议目标的转化，高度概括了会议主要内容和实质问题作用；与会人员通过主题可以形成对会议的大体了解；会议成功的重要因素，会议中所有活动都是紧紧围绕主题来安排的。
主题策划的要求：将会议主题落实到会议目标上，为目标服务；主题名称表述清楚准确，避免含混或歧义；主题内容与权限相符，不超出会议的职权范围。
流程安排：当名称、主题等确定下来之后，策划者要考虑会议将怎样进行，也就是对会议的基本流程进行策划。一般包括：开幕辞、主要领导发言、特邀嘉宾演讲、与会者自由发言或讨论、闭幕致谢。
会议成本：策划者通过预算会议各项费用来控制总支出，借以适当降低成本，提高会议效率。
成本预算的四项原则：
1、科学合理地分配各项开支
2、总量控制，不能无限制地增加
3、确保重点。经费不足时，把有限的经费用在刀刃上
4、精打细算。严格审核每一项开支，合理节省经费
三、制定会议策划方案
会议策划的成果最终要通过形成某种文书的形式反映与表达出来，这就是会议策划方案。
它是会议筹备工作的依据，也是会议筹备工作有序进行的保障。方案经相关领导批准后由会务工作机构具体实施。
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