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会展会议策划需解决的问题 会展策划师需如何策划会议

2021-12-01 02:57:50 阅读 9625次 标签: 会议策划 作者: chenxi0
    国内会议策划已经逐步迈向成熟阶段,对于一场好的会议,需要由会展策划师精心的制作才会产生好的效果,所以做为一个会议策划师必须要了解各种产业会展的知识产权问题,并且懂得如何解决这类问题。以下是会议策划师常见的问题和解决方案:
会展会议策划需解决的问题 会展策划师需如何策划会议
    一、需要做些什么?
    会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
    二、谁来筹划会议?
    从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是接任务,最终结果,是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。
    会议筹划者的任务:
    1 制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
    2 制定会议议程
    3 了解可供使用的场所和设施情况
    4 选择或提议合适的场所
    5 检查并比较各项设施
    6 安排交通事宜
    7 协调会务工作人员的活动
    8 招收、培训会务人员和广告人员
    9 制定可行预算或按既定预算安排有关工作
    10 确定各项工作的时间安排
    11 视察选定的场所和设施
    12 与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)
    13 确定印刷公司
    14 安排食品、饮料有关事宜
    15 讨价还价
    16 同会议发言人和各位贵宾进行联系
    会议筹划者的职责:作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。
    1 善于与人共事
    2 善于注意小节
    3 善于解决问题
    4 善于与人协商
    5 能够管理会议财务事宜
    6 熟悉酒店运作
    7 能够安排恰倒好处的菜单
    8 能够熟练操作电脑
    9 能够熟练地与视听服务公司打交道
    10 能妥善接待贵宾和外国客人
    11 熟知各种礼仪
    12 行事果断、执着
    三、主要会议类型:
    1 销售会议:一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议,或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
    2 年会:可以是公司股东大会,也可能是行业协会每年一次的会员大会。
    3 产品发布会:是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
    4 研讨会:是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
    5 专业会议:是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
    6 奖励会议:是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
    7 培训会议:一般要用至少一天,多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所,培训内容高度集中,由某个领域的专业培训人员教授,而且通过培训要实现某些目的和目标。
    5:在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,        你就可以做下一步的筹划了:
    1 预计召开会议的日期;
    2 会议预计召开几天;
    3 打算在什麽地方召开会议;
    4 会议形式或程序是什麽;
    5 需要多大的场地;
    6 以前开过这样的会议吗?结果如何;
    7 将有多少人到会;
    8 会议预算是多少;
    9 与会者对费用开支很在意吗?
    10 打算选用什麽级别的酒店和设施;
    11 打算选用最高级的房间标准是什麽;
    12 谁来制作会议邀请函;
    13 会议需要向与会者打印相关资料吗?
    14 会议的发言人有哪些?
    15会议需要什麽样的视听设备;
    16 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;
    17 与会者可以携带家属吗?
    18 打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?
    19 有谁来承担这些活动的费用。
    四、会议筹划步骤:
    目的和目标:确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些:
    # 培训 # 通知 # 教育 # 探讨问题 # 做决策
    # 引入新事物或介绍新人员
    # 激励 # 开发 # 展示 # 促进与改善 # 解决问题
    # 讨论如何赢利 # 赢利
    有以上会展策划师策划可以看出,会议策划是会议的生命力所在,独具匠心的会议策划是会议成功的前提。会议策划包括:主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。富有创意、令人称绝是我们努力的方向。从会议环境、会议布置到大型展览都能显示出独特的格调、非凡的品位,充分诠释会议的宗旨是客户的意图。别出心裁、引人注目方能使会展活动引人入胜。
 (一品威客 anyi)

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