会议服务需要注意什么？会议服务的内容与标准

2022-04-11 09:55:15

阅读 9298次标签：商务作者：布灵灵

　　导语：做好会议活动服务工作是办公室的重要职责之一。我们就来说说：会议服务的具体内容有哪些?会议服务需要注意什么?会议服务的标准。

　　一、会议服务的具体内容

　　(1)及时准确提供酒店、机票、火车票信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。

　　(2)如果您需要亲临现场考察，我们会有专人协助您的工作。

　　(3)完整确切的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方的合法权益。

　　(4)会议一开始，提供会议报到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。

　　(5)会议期间及时叫早、叫醒服务使与会代表安心休息。

　　(6)与会代表离店前，有专人协助办理离酒店手续节省大家时间，同时为部分延住、晚离酒店代办理相应手续。

　　(7)会议期间，根据具体情况，适时提供会务人员部分免费房。

　　(8)免费给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。

　　(9)协助会务组布置会场和绿化。

　　(10)如果您需要专业特殊的会议设备，我们有良好的合作伙伴-专业的视听设备公司，并提供一流的服与现场指导。

　　(11)如果您需要在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动，我们能为你安排最好的节目与演员、乐手，把现场气氛搞热闹。

　　(12)提供一条横幅、会议提示牌和水牌。

　　二、会议服务需要注意什么?

　　1、是会场布置，座位原则不能错。“先定中间，再定左右”，主要领导的左手边是次要领导的，依此类推。这次是长桌会，市领导做一头，两边根据名单职务，打印好的座次牌依次排好。同时要确认打印的姓名是否正确。

　　2、是会场环境，细节服务不能少。一方面检查会议资料、会议物品是否发放全部到位，装订是否存在错误;另一方面检查会议设备是否调整好，包括音响话筒、电脑、空调灯光，确保话筒摆放标准、正确、音量适中、电源可靠，投影正常使用，空调提前开放，灯光开启，避免忽明忽暗。这次会议要用到可视化平台，一定要提前调试好，确保直播的信号畅通。

　　3、是会议人员，保证到会不缺席。一方面做好会议人员的签到工作，会前十分钟确定好参会人员是否到位，及时注意人员的变化，做好沟通联系;另一方面此次会议有交流发言，要按照顺序做好发言席的准备及话筒的相关工作。

　　三、会议服务的标准

　　(一)会务服务总要求

　　1.会场布置符合主办者的意图和要求。

　　2.会场布置要整洁、大方、会标大小、颜色协调，花木摆放适度，摆台合理，符合标准。

　　3.开会时音响清晰，音量适中。

　　4.接待人员有礼貌，着装整齐，化妆适度;注意保密，对领导和发言者的讲话不传不看。

　　5.茶杯清洗、消毒标准要符合卫生防疫规范和要求。

　　6.会务中保证茶水供应，及时续水;保持室内整洁、温度适中、设备正常运行使用。

　　7.有特殊要求的会务，应摆放鲜花，供应热毛巾，并按使用者要求提供相应的物品和劳务性服务。

　　8.国旗、公司旗、窗帘、杯垫等平整、洁净。

　　9.随时做好临时性会务的接待任务，保证在20分钟内就绪。